Развитие новых технологий приводит к увеличению уровня комфорта во многих отраслях жизни. Документы электронного формата в этом смысле одно из главных удобств развития цивилизации, в частности, их мгновенная отправка или получение позволяют экономить массу времени.
Теоретически любое технологическое развитие должно сопровождаться своевременно подготовленной юридической базой, но на практике законы часто отстают от действительности, внося массу путаницы.
Какая разница между цифровой и электронной подписью? Будет ли скан-копия бумажного документа электронным документом, а распечатка электронного действительной копией? Заменяет ли информация в приложении mObywatel бумажный или пластиковый документ? Ответы для беженцев в Польше.
Что такое электронный документ в Польше?
Электронный документ в Польше (польск., dokument elektroniczny) – это, согласно нормам Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Закона об информатизации деятельности субъектов, выполняющих публичные задачи), совокупность данных, составляющих отдельное смысловое целое, организованных в определенной внутренней структуре и хранимых на носителе IT-информации (информационный носитель). Информационным носителем, в свою очередь, называют материал или устройство, используемые для записи, хранения и считывания данных в цифровом виде.
Из определения видно, что в понятие электронный документ входят все возможные разновидности документов, так или иначе связанных с цифровыми (электронными) носителями. Однако напомним, что в некоторых отраслях права существуют важные уточнения!
Документ с цифровой подписью
Правоприменительная практика четко выделяет из общего понятия электронного документа, документ, подписанный цифровой подписью (dokument podpisany cyfrowo).
Цифровая подпись – это математический способ проверки подлинности документов и электронных сообщений. Действительная цифровая подпись означает, что сообщение отправлено указанным отправителем, который не может отрицать, что оно было отправлено, и что сообщение не было изменено во время передачи.
Однако и здесь есть важный нюанс. В Польше отличаются понятия электронной и цифровой подписей:
- Электронная подпись (podpis elektroniczny) – это символ или процесс, прилагаемый к контракту или логически связанный с контрактом/документом, созданный и сохраненный с помощью электронных средств. Электронная подпись представляет собой изображение собственноручной подписи, выполненное на планшете стилусом или пальцем. Используется, например, в курьерской сфере, где при передаче посылки, вместо того, чтобы подписывать ее вручную, курьер просит поставить подпись на специальном планшете.
- Квалифицированная цифровая подпись (kwalifikowany podpis elektroniczny) – это вышеобозначенный способ именно цифрового подтверждения личности.
Именно цифровая подпись участвует в различных процессах, заявках, документообороте, производимых онлайн. Когда документ подписан цифровым ключом, его содержание напрямую связано с личностью человека. Документ, заверенный kwalifikowany podpis elektroniczny, считается подтвержденным теми же основаниями, что и традиционный документ собственноручной подписью.
К сожалению, и здесь есть свои нюансы. В первую очередь речь о носителе информации. Одно дело, если пересылка документов осуществляется с помощью официальной информационной системы какого-либо ведомства и документ заверен, например, с помощью системы ePUAP, а совсем иное, если документ из системы распечатан и предоставлен на бумажном носителе, но с отметкой о заверении цифровой подписью.
Естественный электронный документ
Исходная форма электронного документа всегда в цифровом виде. Такой документ называется естественным электронным документом
Естественные электронные документы — это просто компьютерные файлы, которые для большинства пользователей, работающих с ними, имеют, к примеру, расширения PDF или DOC. Эти файлы могут быть отправлены через электронную связь (ту же платформу ePUAP).
Каждый файл можно просматривать на мониторе компьютера, смартфона или другого электронного устройства. Однако файл можно и распечатать. Такая форма электронного документа именуется его визуализацией:
Визуализация электронного документа в виде печатного текста не позволит его читателю проверить, действительно ли электронный натуральный документ подписан квалифицированной электронной подписью. Проверка электронной подписи на документе может быть произведена только с помощью соответствующего программного обеспечения.
Визуализация электронного документа, отправленного по обычной почте
Нередко в общении с государственными или муниципальными структурами граждане РП и иностранцы используют обычные почтовые отправления. Логично, что в таких случаях электронный документ распечатывается и пересылается на бумажном носителе. Является ли он действующим, имеет ли юридическую силу?
Как правило, такая визуализация электронного документа должно содержать:
- Сведения о том, что он выдан в виде электронного документа с использованием указанной системы и подписан квалифицированной электронной подписью, с указанием имени и должности лица, подписавшего документ.
- Идентификатор, присвоенный IT-системой.
Такой документ является действующим, но не будет считаться ни оригиналом, ни его заверенной копией. Зачем же он нужен?
Пример
Украинец в Польше получил цифровое освядчение. бумажном формате: тот же документ, но без подписи уполномоченного лица, а с указанием на цифровую подпись. Это действующий документ, хоть и не является юридически оригиналом. Дело в том, что любое заинтересованное лицо может для проверки использовать IT-систему, связанную с выдачей освядчений, и ознакомиться с электронным оригиналом, цифровой подписью ответственного лица и прочей информацией. Бумажный носитель, кроме прочего, поможет идентифицировать электронный оригинал в системе.
Является ли скан-копия электронным документом?
Иногда в правоприменительной практике может случиться так, что какой-либо орган выносит решение в традиционной форме, т.е. на бумажном носителе. Такой документ подписывается собственноручно ответственным лицом. Однако для его пересылки может использоваться, к примеру, электронная почта. Тогда документ сканируется, сохраняется и отправляется в виде электронного файла.
Такой документ не только не является оригиналом или заверенной копией, но и не имеет каких-либо идентификаторов для его онлайн-контроля. Невозможно проверить, была ли поставлена электронная подпись на такой файл, соответствует ли изображение подписи оригиналу, не проставлена ли она злоумышленниками с помощью программного обеспечения без согласия владельца и т.д.
Скан (цифровое изображение, odwzorowanie cyfrowe) документа или его ксерокопия не является достоверным документом, если он не содержит идентификатора, позволяющего провести однозначную проверку и не может в принципе рассматриваться как электронный документ, поскольку не имеет признаков, обеспечивающих его подлинность.
Документы в приложении mObywatel
Приложение mObywatel следует рассмотреть отдельно. Это очень удобный и все более популярный инструмент, дающий доступ к множеству официальных документов гражданина Польши, а также некоторых функций для украинцев.
В данном случае юридические сложности сохраняются и при использовании документов из mObywatel. Например, водительские удостоверения и DIIA_pl работают по тому же принципу, что и распечатки цифровых документов – контролирующие органы просто могут идентифицировать необходимую информацию и проверить ее с помощью своего ПО. Например, при проверке наличия статуса временной защиты.
Польское правительство разработало законопроект, приравнивающий цифровые документы в mObywatel к информации в традиционном формате. Это означает, что все традиционные документы, такие как пластиковые удостоверения личности, водительские права, школьные и студенческие билеты, будут считаться в Польше равными имеющимся в приложении.
Заключение
Сложности в вопросах с цифровыми документами в Польше решаются на законодательном уровне, но пока проблем остается очень много. Облегчает ситуацию только то, что на практике для иностранцев путаница возникает лишь при серьезных обстоятельствах (например, в суде, при доказательстве того или иного факта), а в обычной жизни ситуация более ли менее определена. В крайнем случае чиновник сам подскажет где, как и какой документ может быть использован.
Главное понимать, когда цифровые документы могут быть применены вне пределов общения с государственными или муниципальными структурами (к примеру, при ведении бизнеса, при общении между субъектами хозяйствования). В таких случаях должны применяться только способы, имеющие полную юридическую силу.
